Jak opóźnić lub zaplanować wysyłanie wiadomości e-mail w programie Outlook

Czy kiedykolwiek miałeś „Och, nie!” chwilę zaraz po trafieniu Wysłać przycisk na e-mailu? Wiem, że tak. E-mail natychmiast trafi do skrzynki odbiorczej odbiorcy i nic nie możesz na to poradzić. I niezależnie od tego, ile błędów gramatycznych zauważyłeś, nie ma sposobu, aby to cofnąć.

Szczęście dla nas, Microsoft Outlook to solidny klient poczty e-mail z listą imponujących funkcji. Dzięki odpowiednim poprawkom tu i tam możemy dać sobie trochę swobody, aby wprowadzić niezbędne poprawki nawet po kliknięciu przycisku Wyślij.

Wiedza o tym, jak opóźnić wysłanie wiadomości e-mail, może okazać się niezwykle ważna. Załóżmy, że wymieniasz e-maile z potencjalnym klientem mieszkającym w strefie czasowej zupełnie innej niż Twoja. Byłoby lepiej, aby powiadomienia z Twojego e-maila nie budziły go o 3 nad ranem. Możesz zająć się tym w inteligentny sposób i zaplanować wysłanie wiadomości e-mail w momencie, gdy ta osoba jest dostępna.

W tym artykule pokażemy kilka metod, które pomogą Ci wysyłać wiadomości w późniejszym czasie. Poniżej znajdują się instrukcje krok po kroku dotyczące opóźniania wysłania pojedynczej wiadomości e-mail w programie Outlook (Metoda 1) . Jeśli chcesz opóźniać każdą wysyłaną wiadomość e-mail, zaleca się skonfigurowanie reguły, która będzie automatycznie działać w tle i opóźniać wysyłanie (Metoda 2) .

Niezależnie od tego, którą metodę wybierzesz, nie przesadzaj z odkładaniem wiadomości. Należy pamiętać, że niektóre wersje Outlooka i klientów poczty e-mail używają oryginalnej daty wysłania podczas zamawiania listy e-mailowej. Więc odbiorca może przegapić Twoje e-maile, jeśli opóźnisz je zbyt długo. Aha i pamiętaj, aby przeprowadzić odpowiednie testy, zanim skorzystasz z jednej z poniższych metod, aby uzyskać coś ważnego. Zaczynajmy.

Metoda 1: Jak opóźnić dostarczenie wiadomości w programie Outlook

Jeśli nie wierzysz, że będziesz często opóźniać wiadomości, opóźnienie pojedynczej wiadomości jest o wiele wygodniejsze. Poniższy przewodnik będzie działał w programach Outlook 2016, Outlook 2013 i Outlook 2010. Jeśli używasz programu Outlook 2007, zapoznaj się z Uwaga akapity pod każdym krokiem, aby uzyskać dokładne ścieżki programu Outlook 2007.

Natychmiast po wypełnieniu wiadomości e-mail nie klikaj Wysłać przycisk. Zamiast tego postępuj zgodnie z poniższymi instrukcjami:

1. Po napisaniu wiadomości kliknij Opcje i przejdź do Opóźniona dostawa .
   Uwaga: W programie Outlook 2007 przejdź do Opcje> Więcej opcji i kliknij Opóźniona dostawa .
2. Teraz pod Dostarcz opcje , włącz Nie dostarczaj wcześniej pole wyboru. Następnie kliknij menu rozwijane daty i godziny, aby wybrać odpowiednie wartości.
   Uwaga: W programie Outlook 2007 kliknij Opcje wiadomości aby uzyskać dostęp do menu, w którym można wybrać datę i godzinę dostawy.
3. Teraz możesz bezpiecznie kliknąć Wysłać . wiadomość pozostanie w skrzynce nadawczej do czasu dostarczenia.

Jeśli zdecydujesz się wysłać wiadomość wcześniej niż wcześniej ustalona data, oto co musisz zrobić:

1. Rozwiń folder Outlook i kliknij wiadomość, którą wcześniej opóźniłeś.
2. Iść do Opcje i kliknij Opóźniona dostawa .
   Uwaga: W programie Outlook 2007 przejdź do Opcje> Więcej opcji i kliknij Opóźniona dostawa .
3. Po prostu odznacz pole obok Nie dostarczaj wcześniej.
4. Zamknij okno ustawień i naciśnij Wysłać .

Metoda 2: Opóźnianie wszystkich wiadomości e-mail za pomocą reguły

Jeśli chcesz dać sobie trochę swobody po naciśnięciu przycisku Wyślij, ta metoda rozwiąże Twój problem. Możesz opóźnić wysyłanie wszystkich wiadomości e-mail o określoną liczbę minut, wymuszając regułę w programie Outlook. Nie możesz jednak odłożyć ich na więcej niż 120 minut, ale myślę, że to więcej niż wystarczająco. Oto, co musisz zrobić:

1. W głównym oknie programu Outlook kliknij plik Plik patka.
   Uwaga: W programie Outlook 2007 otwórz plik Przybory menu, a następnie kliknij Zasady i Alerty .
2. Następnie znajdź i kliknij Zarządzaj regułami i alertami.
   
3. Wkrótce po tym powinno pojawić się okno dialogowe Reguły i alerty. Kliknij Zasady dotyczące poczty elektronicznej aby ją rozwinąć.
4. Kliknij Nowa zasada .
5. Kiedy zobaczysz Zasady w oknie dialogowym, kliknij Stosuj reguły do ​​wysyłanych przeze mnie wiadomości (pod Zacznij od pustej reguły ). Trafienie Kolejny aby przejść dalej.
   
6. Teraz zobaczysz listę z warunkami, które możesz zastosować. Jeśli chcesz, aby reguła dotyczyła wszystkich wysyłanych wiadomości e-mail, nie zaznaczaj żadnego z warunków i kliknij Kolejny .
   
7. Będziesz musiał kliknąć tak w następnym oknie potwierdzenia.
8. Teraz z następnej listy akcji zaznacz pole obok odroczyć dostawę o kilka minut. Następnie kliknij „ Liczba z ”W kroku i wprowadź liczbę minut opóźnienia dostarczenia wszystkich wiadomości e-mail. Możesz wstawić wartości ręcznie lub użyć strzałek w górę iw dół, aby dostosować wartość. Trafienie dobrze kiedy skończysz.
   
9. Jeśli jesteś zadowolony z utworzonej reguły, kliknij Kolejny przycisk.
10. Zostanie wyświetlony kolejny zestaw reguł wyjątków. Ponownie, jeśli chcesz, aby reguła dotyczyła wszystkich wiadomości e-mail, naciśnij Kolejny bez zaznaczania żadnego pola.
    
11. Teraz na ostatnim ekranie Kreatora reguł wprowadź nazwę świeżo utworzonej reguły. Upewnij się, że pole obok Włącz tę regułę jest włączony i trafiony koniec .
    
12. Możesz wrócić do Reguły i alerty i kliknij Zasady dotyczące poczty elektronicznej . Potwierdź, że utworzona wcześniej reguła jest na miejscu, upewniając się, że pole obok niej jest zaznaczone. Trafienie Zastosować aby zakończyć proces.
    

Uwaga: Pamiętaj, że wcześniej skonfigurowana reguła nie zostanie wymuszona, jeśli Outlook zostanie zamknięty. Mając to na uwadze, jeśli chcesz mieć pewność, że wiadomości e-mail zostaną dostarczone po upływie okresu opóźnienia, pozostaw Outlooka otwartego.

Zakończyć

Nie ma znaczenia, której metody użyłeś, nie zapomnij przetestować jej poprawnie, zanim polegasz na niej w przypadku czegoś ważnego. Ważne jest, aby sprawdzić, czy Twój dostawca usług poczty e-mail wykorzystuje czas w momencie pierwszego kliknięcia Wysłać lub czas, kiedy Outlook faktycznie wyśle ​​wiadomość po opóźnieniu.

Chociaż zwróciłem twoją uwagę, powinieneś wiedzieć, że istnieje wiele dodatków, które pomogą ci opóźnić wiadomości e-mail. Prześlij później, Email Scheduler i SetDeliveryTime wszystkie są dobrymi, darmowymi alternatywami. Ale jeśli nie chcesz mieć dostępu do większej liczby opcji dostosowywania, użycie natywnych sposobów opóźniania wiadomości e-mail w Outlooku powinno być więcej niż wystarczające.