Jak archiwizować wiadomości e-mail w programie Outlook 2007, 2010, 2013, 2016

Im częściej używasz skrzynki pocztowej programu Microsoft Outlook, tym bardziej rośnie ona. Jeśli się nad tym zastanowić, wygląda to podobnie do tego, jak papiery gromadzą się na biurku. Ale co możesz zrobić, gdy stos staje się tak duży, że trzeba się nim zająć? Cóż, w prawdziwym życiu możesz poświęcić trochę czasu na posortowanie każdego dokumentu i przechowywanie tych dokumentów, które są ważne, a odrzucanie mniej ważnych. Na szczęście możesz odtworzyć ten sam proces w Outlooku.

Bez wyjątku każda wersja programu Outlook obsługuje archiwizację. Co więcej, masz wiele możliwości archiwizacji elementów w Outlooku. Najbardziej wygodnym sposobem jest użycie autoarchiwizacji do obsługi starszych wiadomości, spotkań i zadań. Innym sposobem jest użycie ręcznej archiwizacji w celu przeniesienia wiadomości do określonego folderu. Ale najszybszym sposobem jest użycie Archiwum przycisk znajdujący się w Plik Menu.

Pamiętaj, że Outlook przechowuje domyślny folder do celów archiwizacji, którego nie można usunąć. Archiwizacja wiadomości e-mail pomoże Ci zachować porządek w sklepie, ułatwiając wyszukiwanie starszych e-maili, zachowując porządek w skrzynce odbiorczej.

Poniżej znajduje się seria przewodników, które przeprowadzą Cię przez archiwizowanie elementów w programie Outlook w każdy możliwy sposób. Zaczynajmy!

Metoda 1: Ręczne archiwizowanie wiadomości za pomocą jednej czynności

Ta metoda jest najszybszym sposobem na przeniesienie jednej lub więcej wiadomości do folderu Archiwum. Te zarchiwizowane pliki pozostaną dostępne za pośrednictwem pola wyszukiwania lub po ręcznym przejściu do pliku Archiwum teczka. Zarchiwizowane elementy można również przeglądać na urządzeniach mobilnych, odwiedzając Archiwum teczka. Oto krótki przewodnik po ręcznym archiwizowaniu elementów w Outlooku 2016:

1. Otwórz program Outlook i wybierz co najmniej jedną wiadomość w pliku W pudełku lub jakikolwiek inny folder.
2. Kliknij Archiwum ikona wewnątrz Usunąć Grupa. Ikona archiwum jest widoczna tylko na wstążce w programie Outlook 2016.
   Uwaga: Możesz także uderzyć Klawisz Backspace aby osiągnąć ten sam rezultat.
3. Powinieneś być w stanie znaleźć swoje wiadomości w archiwa teczka.
   Uwaga: Folder Archive jest tworzony automatycznie, nawet jeśli nigdy wcześniej go nie używasz. Jeśli nie widzisz folderu Archiwum, przejdź do Plik> Konto pakietu Office> Opcje aktualizacji i kliknij Aktualizuj teraz .

Metoda 2: Korzystanie z funkcji autoarchiwizacji

Outlook ma funkcję automatycznej archiwizacji elementów o nazwie Autoarchiwizacja. Tę funkcję można zaprogramować, aby archiwizować elementy w regularnych odstępach czasu. Wszystkie wersje Outlooka obsługują archiwizację. Różnica polega na tym, że autoarchiwizacja jest domyślnie wyłączona w programie Outlook 2010 i nowszych wersjach.

Po Archiwum automatyczne jest włączona, użytkownicy mogą ustawiać właściwości dla każdego folderu, który chcą zarchiwizować. Pamiętaj, że po zarchiwizowaniu wiadomości e-mail zostanie ona przeniesiona do innego pliku PST i nie będzie już dostępna w głównym pliku PST. Oto krótki przewodnik po włączaniu i używaniu autoarchiwizacji:

Jak włączyć i skonfigurować autoarchiwizację

1. Skręcić Archiwum automatyczne włączony, przejdź do Plik> Opcje . Gdy jesteś w Outlooku Ustawienia , Kliknij zaawansowane aby przesunąć go dalej, a następnie kliknij Ustawienia autoarchiwizacji .
   Uwaga: W programie Outlook 2007 i starszych wersjach można znaleźć rozszerzenie Archiwum automatyczne ustawienia w Narzędzia> Opcje> Inne .
2. Jeśli wszystko jest wyszarzone, musisz zaznaczyć pole obok Uruchom autoarchiwizację w celu włączenia Archiwum automatyczne.
   
3. Nadszedł czas, aby skonfigurować sposób zachowania autoarchiwizacji. Zacznij od wybrania częstotliwości uruchamiania automatycznej archiwizacji. Wartość domyślna to 14 dni, ale jeśli chcesz zachować czystość, ustaw ją między 2 a 6.
   
4. Jeśli chcesz otrzymywać powiadomienia przed rozpoczęciem autoarchiwizacji, zaznacz pole obok Monituj przed uruchomieniem autoarchiwizacji . Warto pozostawić tę opcję włączoną, ponieważ automatyczna archiwizacja może zakłócić Twoją pracę.
   
5. Aby uniknąć zapełniania archiwum niepotrzebnymi e-mailami, warto go opuścić Usuń wygasły e-mail zaznaczony . Jeśli wyłączysz Archiwizuj lub usuwaj stare elementy, tylko wygasłe wiadomości zostaną całkowicie usunięte.
   
6. Jeśli chcesz, aby folder archiwum był widoczny w Outlooku, musisz włączyć Pokaż folder archiwum na liście folderów.
   
7. Teraz ustaw domyślne ustawienia folderów do archiwizacji.
8. Następnie włącz przełącznik obok Przenieś stare elementy do i kliknij Przeglądaj aby ustawić ścieżkę do miejsca, w którym chcesz archiwizować swoje elementy. Trafienie Dobrze aby potwierdzić ustawienia.
   

Po włączeniu i skonfigurowaniu autoarchiwizacji automatycznie wykona swoje zadanie w odpowiednim czasie. Możesz potwierdzić, że działa, sprawdzając, czy Archiwa folder jest zapełniany.

Konfigurowanie właściwości autoarchiwizacji dla poszczególnych folderów

Po zakończeniu konfigurowania funkcji autoarchiwizacji możesz dodać dodatkową warstwę kontroli, ustawiając określone właściwości dla każdego z folderów. Jest to powszechna praktyka w przypadku folderów, takich jak Usunięte przedmioty lub spam używać innych właściwości autoarchiwizacji niż główny folder e-mail.
Uwaga: Jeśli nie określisz indywidualnych ustawień autoarchiwizacji dla folderu, automatycznie użyje on globalnych ustawień autoarchiwizacji skonfigurowanych powyżej.

Oto krótki przewodnik dotyczący ustawiania poszczególnych właściwości autoarchiwizacji w folderze:

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy folder, który chcesz traktować jako preferencyjne, i kliknij Nieruchomości.
   
2. Kliknij Archiwum automatyczne aby ją przesunąć. Tutaj masz wybór ustawień, które będą miały zastosowanie wyłącznie do tego folderu.
   
3. Możesz wyłączyć autoarchiwizację dla tego folderu, klikając Nie archiwizuj elementów w tym folderze .
   
4. Aby nadpisać globalne ustawienia autoarchiwizacji, kliknij Zarchiwizuj ten folder przy użyciu tych ustawień i wprowadź swoje modyfikacje poniżej. Kliknij Zastosować aby potwierdzić ustawienia.
   Uwaga: Pamiętaj, że te ustawienia nie będą miały zastosowania do żadnego z podfolderów tego konkretnego folderu. Będziesz musiał zmodyfikować każdy z nich.

Metoda 3: Ręczne archiwizowanie wiadomości e-mail za pomocą narzędzi do czyszczenia

Jeśli nie jesteś wielkim fanem automatyzacji, istnieje rozwiązanie pośrednie, które pozwoli na zbiorcze archiwizowanie z jeszcze większą kontrolą. Dzięki tej metodzie możesz zarchiwizować cały folder wraz z jego podfolderami. Jeśli nie chcesz czekać na uruchomienie autoarchiwizacji, możesz to zrobić samodzielnie i wybrać, gdzie chcesz je zapisać. Oto, co musisz zrobić:

1. Kliknij Plik kartę, a następnie przejdź do Informacje i rozwiń menu rozwijane z Narzędzia do czyszczenia. Wybierz Archiwum z menu rozwijanego.
   
2. Wybierz Zarchiwizuj ten folder i wszystkie podfoldery i kliknij folder, który chcesz zarchiwizować.
   
3. Jeśli chcesz zarchiwizować wszystkie dane programu Outlook, kliknij swój adres e-mail u góry listy.
   
4. Użyj menu rozwijanego obok Archiwizuj elementy starsze niż aby wybrać najpóźniejszą datę archiwizacji elementów. Wszystkie elementy starsze niż data ustawiona w tym menu zostaną zarchiwizowane.
   
5. Możesz zarchiwizować elementy, które wcześniej były wykluczone z automatycznej archiwizacji, zaznaczając pole obok Uwzględnij elementy z autoarchiwizacją .
   
6. Użyj Przeglądaj przycisk, aby ustawić ścieżkę do miejsca, w którym chcesz zapisać archiwum PST. Kliknij Dobrze aby rozpocząć proces.
   

Wkrótce zauważysz, że niektóre e-maile zostaną przeniesione z domyślnych folderów do zarchiwizowanego pliku pst.
Uwaga: Zarchiwizowany plik powinien stać się dostępny w Outlooku jako folder. Jeśli z jakiegoś powodu nie idzie Plik i kliknij Otwórz i eksportuj . Następnie kliknij Otwórz plik danych programu Outlook , przejdź do lokalizacji swojego archiwum i naciśnij dobrze .